Wat je met een medewerker afspreekt, leg je vast voor hij de sleutel krijgt

Een nieuwe collega die een auto van de zaak krijgt, is blij en heeft haast. De wagen staat klaar, de pas ligt erbij en iemand loopt even mee naar de parkeerplaats. Wat er dan meestal niet gebeurt, is dat er iets op papier wordt gezet. Dat gaat jaren goed en het gaat mis op het moment dat er iets bijzonders speelt. Een schade in het weekend, een verhuizing naar de andere kant van het land, of een medewerker die vertrekt terwijl het contract nog twee jaar doorloopt.

Privégebruik is de afspraak die het vaakst ontbreekt
Een auto van de zaak die ook privé wordt gereden, heeft gevolgen voor de medewerker en niet voor het bedrijf. De bijtelling komt bij hem terecht zodra hij per kalenderjaar meer dan 500 kilometer privé rijdt. Blijft hij daaronder, dan moet hij dat wel sluitend kunnen aantonen met een rittenregistratie over het hele jaar. Zet daarom op papier wat er is afgesproken en wie waarvoor verantwoordelijk is. Dat voorkomt een gesprek achteraf waarin niemand meer weet wat er is gezegd, en het geeft de medewerker vooraf duidelijkheid over wat hij netto overhoudt.

Het kilometrage per auto leg je vast en dat werkt door
Het aantal kilometers per jaar spreek je bij het afsluiten af en overschrijding wordt achteraf verrekend. Bij medewerkers is dat lastiger te schatten dan bij jezelf, omdat woon-werkverkeer vaak wordt vergeten in de opgave. Vraag daarom naar de reisafstand voordat de wagen wordt besteld, en tel er de ritten bij op die bij de functie horen. Een adviseur die drie dagen per week bij klanten zit, komt hoger uit dan zijn woon-werkafstand doet vermoeden. Bij leasen occasion is dat extra de moeite waard, want een kortere looptijd van ongeveer twaalf maanden laat weinig ruimte om een verkeerde inschatting later recht te zetten.

Schade en onderhoud horen bij één vaste route
Spreek af waar een medewerker naartoe gaat als er iets aan de wagen is en binnen hoeveel dagen hij schade meldt. Twee werkdagen is een werkbare termijn en het houdt de melding vers genoeg om te achterhalen wat er is gebeurd. Bij leaseauto zakelijk via XLLease loopt het onderhoud via dezelfde afspraken als de rest van de vloot, waardoor er één plek is waar een melding terechtkomt. Dat scheelt de beheerder telefoontjes en het voorkomt dat een deuk pas bij het inleveren boven tafel komt, wanneer meer dan normale gebruikssporen tot een verrekening leiden.

Zo staat het op papier voor de sleutels overgaan
Zet vier dingen in één document. De afspraak over privégebruik en wie de registratie bijhoudt, het aantal kilometers waar de auto op is afgesloten, de route bij schade en onderhoud, en wat er gebeurt als de medewerker eerder vertrekt dan het contract afloopt. Laat het door beide partijen ondertekenen op de dag dat de auto wordt overgedragen, en bewaar het bij het personeelsdossier in plaats van bij de contracten van de vloot. Het kost een halfuur en het is het enige moment waarop iedereen er nog rustig naar kijkt.